Enterprise adalah sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data,
kebijakan dan prosedur yang muncul untuk menyediakan sebuah produk atau
pelayanan , dengan tujuan mendapatkan keuntungan. Sistem enterprise
mendukung struktur organisasi yang sebelumnya tidak mungkin untuk
menciptakan budaya organisasi yang lebih disiplin.
Hal mendasar dari EIS adalah platform teknologi yang bisa menyatukan
semua informasi dari berbagai bagian menjadi satu (single) informasi
secara logikal, sehingga Enterprise (perusahaan/organisasi) bisa
mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. Dalam hal ini, tidak
hanya sekedar penggunaan teknologi jaringan misal LAN (local area
network) sehingga antar divisi terhubung secara fisik tapi juga
integrasi proses bisnis masing masing divisi. Dibutuhkan juga penyatuan
semua database secara logikal, sehingga bukan hanya antar divisi tapi
juga pengaksesan informasi untuk semua level di organisasi baik dari
staf operasional, manajer maupun direktur.
Untuk menjawab tantangan kebutuhan informasi dan pengambilan keputusan
yang semakin butuh kecepatan dan ketepatan, Sistem informasi
konvensional tampaknya belum cukup. Orang berpikir bagaimana membuat
sebuah sistem informasi dengan domain informasi seluruh bagian perusahaan, baik
dalam satu lokasi maupun di lokasi yang terpisah. Hal inilah yang
melatarbelakangi konsep enterprise Information System. EIS sebenarnya
merupakan pengembangan dari konsep yang sudah ada yaitu Executive
Information system dan DSS yang diperluas untuk domain seluruh
perusahaan. EIS mempunyai batasan-batasan sebagai berikut:
Corporate wide system
Cakupan dari EIS adalah seluruh bagian dari perusahaan, sehingga dari
satu sistem kita bisa mendapat informasi dari semua bagian, misalnya
dari bagian keuangan, SDM, Pemasaran, Produksi dll dalam sistem yang
terintegrasi.
Holistic Information
Informasi yang disajikan adalah informasi yang menyeluruh, tidak per
bagian, informasi jenis ini sangat penting untuk pengambilan keputusan
perusahaan secara umum.
Business Intelligence
Keseluruhan aktifitas dari sistem digunakan untuk mendukung kebijakan
yang diambil dalam bisnis yang digeluti oleh perusahaan.Sehingga
penggunaan EIS akan meningkatkan business intelligence dari pengguna
sistem (eksekutif).
Sebelum lebih jauh membicarakan tentang EIS dan contohnya, ada baiknya
kita melihat karakteristik aliran informasi yang dibutuhkan eksekutif
untuk
pengambilan keputusan.
Karakterisitik dari EIS :
Kualitas informasi
- Flexible
- Menghasilkan informasi yang benar
- Meghasilkan informasi berkala
- Meghasilkan informasi relevant
- Menghasilkan informasi yang komplet
- Menghasilkan informasi yang valid
User Interface
- Mempunyai GUI yang bagus
- User Interfacenya harus user friendly
- Memungkinkan acces yang aman ke informasi
- Dapat diakses dari banyak tempat
- Menyediakan cara pengaksesan informasi yang cepat dan mudah
Keuntungan dari EIS:
- Memfasilitasi pencapaian tujuan organisasi
- Memfasilitasi akses ke seluruh informasi
- Meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan
- Menyediakan keuntungan kompetitif
- Mempercepat waktu pencarian informasi
- Meningkatkan kemampuan komunikasi.
- Meningkatkan kualitas komunikasi
- Memungkinkan perencanaan
- Memenuhi kebutuhan eksekutif
- Memungkinkan pencarian penyebab masalah
- Memungkinkan antisipasi masalah dan kesempatan dari kemampuan dan manfaat eis diatas,eis mempunyai banyak persamaan dengan DSS.
B. EIS DAN BUSINESS PROCCES
Proses bisnis (business process) dapat didefinisikan
sebagai kumpulan dari proses yang mendukung proses-proses operasional
dalam perusahaan. Proses bisnis berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang
saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang
mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi. Suatu
proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang
masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk
mencapai tujuan dari super prosesnya.
Untuk meluncurkan produk yang baik tidak pernah terlepas dari standar
proses bisnis perusahaan yang baik pula. Proses bisnis yang benar dapat
menekan biaya operasional suatu perusahaan dalam memproduksi produk
keluarannya, karena perusahaan sudah tidak perlu lagi berimprovisasi
dalam menyusun standarisasi proses bisnis mereka.
Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti
mengefektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada
proses-proses didalamnya. Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan
proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk
output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi
sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar.
Pengelolaan proses bisnis yang baik yang didukung dengan EIS akan
memberikan keuntungan-keuntungan pada organisasi perusahaan, yaitu :
- Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer.
- Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar.
- Organisasi mampu melakukan pengukuran pada setiap perubahan pada kondisi perusahaan.
- Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin.
- Organisasi dapat mengelola dengan baik integrasi proses-proses antar bagian yang ada.
- Organisasi dapat memonitor secara sistematik aktifitas-aktifitas pada setiap proses operasional dalam perusahaan.
- Organisasi dapat dengan mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin.
- Organisasi dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar.
Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama:
• Pemodelan
Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses
bisnis secara grafis. Manajer Proses dapat mendesain sebuah proses
beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan
exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu
memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari
staf IT.
• Pengintegrasian
BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga
elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi
untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal ini bisa
diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API) dan
messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace
pada komputernya ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas
sesuai dengan perannya pada suatu proses bisnis.
• Pengawasan
Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis
yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat
dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi
mengenai proses yang tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta
data-data yang ada di dalamnya.
• Optimalisasi
Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat
ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil
tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan
efisiensinya.
Hubungan EIS dalam bisnis proses akan memberikan suatu keuntungan yang
luar biasa besarnya dalam pencapaian tujuan dan target
perusahaan/instansi, karena penggunaan fasilitas dan sistem informasi
(EIS) sangat menunjang dan mendukung dalam berbagai hal seperti;
kecepatan, keakuratan,dan kualitas dari informasi dan produk yang
dihasilkan.
C. EIS DAN HIRARKI MANAJEMEN
Hirarki adalah alat yang paling mudah untuk memahami masalah yang
kompleks dimana masalah tersebut diuraikan ke dalam elemen-elemen yang
bersangkutan, menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan
akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen tersebut sekaligus
menentukan keputusan mana yang akan diambil. Proses penyusunan
elemen-elemen secara hirarkis meliputi pengelompokan elemen-elemen dalam
komponen yang sifatnya homogen dan menyusun komponen-komponen tersebut
dalam level hirarki yang tepat.
Hirarki juga merupakan abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari
fungsi interaksi antara komponen dan juga dampak-dampaknya pada sistern.
Abstraksi ini mempunyai bentuk saling berkaitan, tersusun dan suatu
puncak atau sasaran utama (ultimate goal) turun ke sub-sub tujuan
tersebut, lain kepelaku (aktor) yang memberi dorongan, turun
ketujuan-tujuan pelaku, kemudian kebijakan-kebijakan, strategi-strategi
tersebut. Dengan demikian hirarki adalah sistem yang tingkatan-tingkatan
(level) keputusannya berstratifikasi dengan beberapa elemen keputusan
pada setiap tingkatan keputusan. Secara umum hirarki dapat dibagi dua
jenis (Bambang Permadi, AHP
Pusat Antar Universitas – Studi Ekonomi, Ul, Jakarta, 1992, hal.3), yaitu:
1. Hirarki Struktural, menguraikan masalah yang kompleks diuraikan
menjadi bagian-bagiannya atau elemen-elemennya menurut ciri atau besaran
tententu sepenti jumlah, bentuk, ukuran atau warna.
2. Hirarki Fungsional , menguraikan masalah yang kompleks menjadi
bagian-bagiannya sesuai hubungan essensialnya Misalnya masalah pemilihan
pemimpin dapat diuraikan menjadi tujuan utama yaitu mencari pemimpin,
kriteria pemimpin yang sesuai dan alternatif pemimpin-pemimpin yang
memenuhi syarat. Penyusunan hirarki atau struktur keputusan dilakukan
untuk menggambarkan elemen sistem atau alternatif keputusan yang
teridentifikasi.
TingkatanManajemen
1. Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi , seperti direktur
dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan
strategis. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara
keseluruhan.
2. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk
dan kepala divisi, berada pada tingkat pengendalian manajemen.
Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan
departementalisasi, wilayah, produk atau divisi.
3. Manajer tingkat bawah, mencakup kepala departemen, supervisor,
pimpinan proyek, berada pada manajen tingkat pengendalian operasional.
Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan sasaran operasional,
membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijakan, prosedur dan
pedoman yang telah ditetapkan, serta mengendalikan transaksi harian.
PERAN MANAJEMEN menurut Henry Mintzberg :
1.Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari :
Ø figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasiuntuk kegiatan2 diluar organisasi.
Ø pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan- bawahannya.
Ø penghubung (liaison) : manajer menghubungkan
personal2 di semua tingkatan manajemen.
personal2 di semua tingkatan manajemen.
2.Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve
center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan
sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di
organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara
(spokesman) untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yg
dimilikinya.
3.Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai
entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg
mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika
terjadi konflik di dalam organisasi.
Hubungan EIS dan hirarki maanajemen mempunyai manfaat : dapat
meningkatkan kuantitas dan kualitas informasi yang tersedia bagi para
eksekutif dan Kebutuhan Informasi akan menjadi :
a. informasi yang tepat waktu
b. akses lebih besar ke data operasional
c. informasi relevan yang lbh singkat
d. informasi baru
e. informasi lbh banyk tentang lingkungan eksternal
f. informasi yang lebih kompetitif
g. akses lebih cepat ke database eksternal
h. akses lebih gepat ke informasi
i. mengurangi biaya kertas
D. CORPORATE GOVERNANCE DAN IT GOVERNANCE
Pada intinya konsep IT governance adalah bagaimana cara memanage
penggunaan teknologi informasi pada sebuah organisasi. Paper ini akan
membatasi pembahasannya pada IT Governance di organisasi publik. Masih
banyak permasalahan tentang IT governance organisasi publik di
Indonesia, meski blue printnya telah ada dan jelas. Penggunaan teknologi
informasi yang masih belum bersifat terintegrasi, dan kebijakan yang
masih kurang memayungi penggunaan teknologi informasi. Paper ini
berargumen bahwa federal model dalam penerapan IT governance adalah yang
paling sesuai untuk diterapkan di sektor publik di Indonesia.
IT GOVERNANCE
IT Governance merupakan konsep yang berkembang dari sektor swasta, namun
dengan berkembangnya penggunaan Teknologi Informasi (TI) oleh sektor
publik – organisasi-organisasi pemerintahan- maka IT Governance juga
harus diterapkan di sektor yang banyak menuntut perbaikan pelayanan bagi
masyarakat ini. Peranan IT governance tidaklah diragukan lagi dalam
pencapaian tujuan suatu organisasi yang mengadopsi TI. Seperti
fungsi-fungsi manajemen lainnya pada organisasi publik, maka IT
Governance yang pada intinya adalah bagaimana memanaje penggunaan TI
agar menghasilkan output yang maksimal dalam organisasi, membantu proses
pengambilan keputusan dan membantu proses pemecahan masalah – juga
harus dilakukan. Prinsip-prinsip IT Governance harus dilakukan secara
terintegrasi, sebagaimana fungsi-fungsi manajemen dilaksanakan secara
sistemik dilaksanakan pada sebuah organisasi publik. Weill dan Ross
(2004:2) mendefenisikan IT Governance sebagai keputusan-keputusan yang
diambil, yang memastikan adanya alokasi penggunaan TI dalam
strategi-strategi organisasi yang bersangkutan
. Contoh bidang cakupan IT governance sektor publik adalah keputusan
pemerintah yang menentukan siapa yang memiliki wewenang dan
tanggungjawab dalam pembuatan keputusan tentang berapa jumlah investasi
yang dapat dilakukan pada sektor publik X dengan memanfaatkan TI. Suatu
IT governance yang efektif berarti penggunaan TI pada organisasi
tersebut mampu meningkatkan dan mensinergiskan antara penggunaan TI
dengan visi,misi, tujuan dan nilai organisasi yang bersangkutan. Menurut
Weill&Ross (204:10), suatu IT Governance yang efektif adalah yang
mampu menjawab tiga pertanyaan berikut, yakni:
(1). Keputusan-keputusan apa yang harus diambil untuk memastikan terlaksananya efektif manajemen dan efektif penggunaan TI?;
(2). Siapa yang harus membuat keputusan-keputusan berkaitan dengan penggunaan TI?;
(3). Bagaimana keputusankeputusan ini dibuat dan dimonitor? Dari
pertanyaan-pertanyaan diatas, dapat simpulkan, bahwa pengukuran kinerja
IT Governance yang baik adalah dengan menghitung prosentase jumlah
manajer yang dapat dengan akurat menjelaskan tentang pelaksanaan IT
Governance di organisasi yang bersangkutan.
Teknisnya, menurut Weill & Ross (2004:13) digambarkan skema untuk
membantu memahami, mendesain, mengkomunikasikan dan memelihara IT
Governance yang efektif, yakni sebagai berikut:
Dari skema diatas, dapat fahami bahwa untuk mengerti, cara mendesain,
melakukan proses komunikasi, dan menindaklanjuti IT Governance
yang efektif adalah dengan :
1. Menetapkan dengan baik dan tepat strategi organisasi
2. Untuk menetapkan dengan baik dan tepat strategi organisasi, maka
organisasi harus memperhatikan perilaku organisasi dan pengadopsian IT
dalam organisasi tersebut.
3. Kemudian untuk menetapkan strategi organisasi dengan baik, juga diperlukan
perhatian dan pengaturan yang baik terhadap 6 (enam) asset yang ada di
organisasi tersebut, yakni: relationship asset, physical asset,
Intelectual property asset, human relation asset, financial asset dan
TI. Sedang bagaimanakah cara mengatur semua asset tersebut dalam IT
Governance adalah dengan memperhatikan mekanisme dari IT governancenya,
yakni keputusan-keputusan tentang IT nya.
4. Terakhir, untuk menciptakan strategi organisasi yang baik dalam kaitannya
dengan penggunaan IT dalam organisasi, maka harus memperhatikan pula
sasaransasaran pencapaian kerja tiap-tiap unit organisasi; yang sangat
dipengaruhi oleh akuntabilitas pelaksanaan IT nya. Jadi, terdapat
keterkaitan dan koordinasi yang sangat erat antara organisasi level
pusat dan unit-unit dibawahnya; dan juga dengan asset-aset yang ada pada
suatu organisasi.
E. KESIMPULAN
Enterprise Information System (EIS) merupakan pengembangan konsep CBIS
dan DSS yang dioptimasi untuk menyelesaikan permasalahan perusahaan atau
organisasi secara menyeluruh, dengan batasan-batasan: corporate wide
system, holistic information, business intelligent. Adapun kemampuan
yang dimiliki oleh EIS yang baik, adalah : drill down path, critical
success factor, status access, analisis, navigasi informasi, audio dan
visual, dan komunikasi.
Organizational DSS adalah EIS yang lebih khusus memasukkan DSS dalam
arsitekturnya, yang digunakan untuk mendukung keputusan yang difokuskan
pada tugas-tugas organisatoris atau kegiatan yang melibatkan banyak
proses dan pelaku.
Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk mengoptimisasi
proses bisnis yang dimilikinya, tapi mereka kadang masih membangun
solusi dengan sistem yang tidak terintegrasi. Sistem tersebut terpisah
berdasarkan unit kerja maupun berdasarkan proses bisnis. Hal ini akan
menjadi halangan ketika suatu proses membutuhkan kolaborasi dengan
proses lain untuk dapat menyelesaikan jalannya proses tersebut.
Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah solusi yang dibutuhkan oleh
perusahaan untuk mengelola proses bisnis yang mereka miliki Dengan BPM
perusahaan dapat dengan mudah memodelkan dan mengubah proses bisnis
sesuai kebutuhan agar dapat dioptimisasi, yang pada akhirnya akan
mengurangi ongkos produksi, meningkatkan efisiensi karyawan,
meningkatkan kepuasan pelanggan, memperbaiki hubungan dengan partner
bisnis, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.
EmoticonEmoticon