Metode siklus hidup sistem

     METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM

1.      Siklus Hidup Sistem

Siklus Hidup Sistem adalah (system life cycle) adalah metode pengembangan sistem informasi yang paling tua. Metodologi siklus hidup adalah pendekatan bertahap untuk membangun sistem, membagi pengembangan sistem menjadi tahapan-tahapan yang fomal. Metodologi siklus hidup sistem membagi tenaga kerja secara formal, antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi. Spesialis teknis, seperti analisis sistem dan programer, bertanggung jawab atas pekerjaan analisis sistem, perancanaan dan implementasi; pengguna akhir terbatas hanya memberikan kebutuhan informasinya dan menilai hasil pekerjaan staf teknis. Siklus hidup juga menekankan spesifikasi formal dan pencatatan, banyak sekali dokumen yang dibuat selama suatu proyek sistem berjalan.

Pendekatan siklus hidup sistem membutuhkan biaya besar, memakan banyak waktu, dan tidak fleksibel. Siklus hidup sistem pada dasarnya merupakan pendekatan “air terjun” dimana tugas-tugas dalam satu tahapan diselesaikan sebelum pekerjaan pada tahapan selanjutnya dimulai. Aktivitas dapat diulangi, tetapi banyak sekali dokumen baru yang harus dibuat dan

langkah yang harus diulangi jika kebutuhan dan spesifikasi perlu direvisi. Pendekatan siklus hidup juga tidak cocok untuk banyak sistem desktop kecil, yang cenderung tidak terlalu terstruktur dan lebih individual.

Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :

1.   Tahap Perencanaan

2.   Tahap Analisis

3.   Tahap Rancangan

4.   Tahap Penerapan

5.   Tahap Penggunaan

2.      Manfaat Merencanakan Proyek SIBK

Implementasi sistem informasi berbasis komputer merupakan aktivitas yang berskala luas yang melibatkan orang dan fasilitas yang banyak, uang dan peralatan dalam jumlah yang besar, dan waktu yang panjang. Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer (SIBK) juga mempunyai manfaat, yaitu:

Ø  Menentukan lingkup dari proyek

Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.

Ø  Mengenali berbagai area permasalahan potensial

Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.

Ø  Mengatur urutan tugas

Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.

Ø  Memberikan dasar untuk pengendalian

Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.

1.       Tahap Perencanaan 

Langkah-langkahnya perencanaan:

·           Menyadari masalah 

Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.

·           Mendefinisikan masalah  

Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informas

·           Menentukan tujuan system

Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik 

·           Mengidentifikasi kendala sistem

Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan

·           Membuat studi kelayakan

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan

·           Menyiapkan usulan penelitian sistem

Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh

·           Menyetujui atau menolak penelitian

Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan atau dihentikan

·           Menetapkan mekanisme pengendalian

Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan

2.        Tahap Analisis

Adapun tahapannya yaitu : 

·         Mengumumkan Penelitian Sistem 

Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya

·         Mengorganisasikan Tim Proyek

Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi

·         Mendefinisikan Kebutuhan Informasi

Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei)

·         Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem

Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja system

·         Menyiapkan Usulan Rancangan

Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.

·         Menerima atau Menolak Proyek Rancangan

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

3.       Tahap Perancangan

Langkah-langkah tahapan rancangan yaitu :

·         Menyiapkan rancangan sistem yang terinci 

Beberapa alat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top-down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih rinci. Pendekatan top-down ini merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem

·         Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem 

Analis mengidentifikasi konfigurasi – bukan merek atau model – peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem dalam menyelesaikan pemrosesan. Identifikasi merupakan suatu proses berurutan, dimulai dengan berbagai kombinasi yang dapat menyelesaikan setiap tugas

·         Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem 

Analis bekerja sama dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada

·         Mimilih konfigurasi terbaik 

Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Bila manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh SC MIS

·         Menyiapkan usulan penerapan 

Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya

·         Menyetujui atau menolak penerapan sistem 

Keputusan untuk terus pada tahap penerapan sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang telibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, maka penerapan akan disetujui

4.       Tahap Penerapan

Adapun tahapannya yaitu :

·         Merencanakan penerapan;

Manajer dan spesialis informasi harus memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem dan untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.

·         Mengumumkan penerapan;

Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama pada penelitian sistem. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama mereka.

·         Mendapatkan sumber daya perangkat keras;

Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis perangkat keras yang terdapat pada konfigurasi sistem yang disetujui

·         Mendapatkan sumber daya perangkat lunak;

Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal

·         Menyiapkan database;

Pengelola database (database administrator – DBA) bertanggung jawab untuks emua kegiatan ynag berhubungan dengan data, dan mencakup persiapan database

·         Menyiapkan fasilitas fisik

Jika perangkat keras dan sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan

·         Mendidik peserta dan pemakai;

Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat sistem bekerja. Mereka disebut dengan peserta, yang meliputi operator entry data, pegawai coding, dan pegawai administrasi lainnya.

·         Menyiapkan usulan cutover;

Proses menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem baru disebut cutover. Ketika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai , tim proyek merekomendasikan kepada manajer agar dilaksanakan cutover (dalam memo atau laporan lisan)

·         Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru;

Manajer dan SC MIS menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui maka manajemen menentukan tanggal cutover

·         Masuk ke sistem baru.

Ada 4 pendekatan dasar (cutover), yaitu :

1. Percontohan (pilot) yaitu suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi.
2. Serentak (immediate) merupakan pendekatan yang paling sederhana yakni beralih dari sistem lama ke sistem baru pada saat yang ditentukan.
3. Bertahap (phased), sistem baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada suatu waktu.
4. Paralel (parallel), mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Akan memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan.

5.       Tahap Penggunaan

Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :

·         Menggunakan system

Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

·         Audit system

Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

·         Memelihara sistem

Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance).

·         Menyiapkan usulan rekayasa ulang

Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.

·         Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.

3.  Prototyping

Pembuatan prototipe (prototyping) meliputi pengembangan sistem uji coba yang cepat dan murah untuk dievaluasi oleh pengguna akhir. Lewat interaksi dengan prototipe, para pengguna dapat memperoleh gagasan yang lebih baik mengenai kebutuhan informasi mereka. Prototipe yang telah disetujui oleh pengguna dapat digunakan sebagai patokan untuk membuat sistem versi finalnya.

Prototipe (prototype) adalah versi sistem informasi atau bagian dari sistem yang sudah dapat berfungsi, tetapi dimaksudkan hanya sebagai model awal saja. Setelah beroperasi, prototipe akan lebih jauh diperhalus hingga cocok sekali dengan kebutuhan penggunaannya. Ketika rancangannya telah difinalisasi, prototipe dapat dikonversi menjadi sistem produksi yang jauh lebih baik.

Proses membuat rancangan awal, mencobanya, memperhalusnya, dan mencobanya kembali disebut pengembangan sistem yang iteratif (iterative) karena langkah-langkah yang dibutuhkan untuk membuat sistem dapat diulangi beberapa kali. Dikatakan bahwa pembuatan prototipe telah menggantikan pengerjaan ulang tak terencana dengan iterasi yang terencana, dengan setiap versi yang terbaru semakin merefleksikan kebutuhan penggunaan.

Langkah-langkah Dalam Pembuatan Prototipe

1.    Mengidentifikasikan kebutuhan dasar pengguna. Perencana sistem (biasanya sistem spesialis sistem informasi) bekerja cukup lama dengan pengguna untuk mendapatkan informasi kebutuhan dasar pengguna.

2.    Mengembangkan prototipe awal. Perancang sistem dengan cepat membuat prototipe yang fungsional, menggunakan perangkat-perangkat untuk menciptakan peranti lunak dan cepat.

3.    Menggunakan prototipe. Pengguna didorong untuk bekerja dengan sistem tersebut untuk menentukan seberapa baik prototipe itu memenuhi kebutuhannya, dan untuk memberikan saran-saran bagaimana memperbaiki prototipe itu.

4.    Merevisi dan memperbaiki prototipe. Pembuat sistem mencatat semua perubahan yang diminta pengguna dan memperhalus prototipe berdasarkan permintaan tersebut. Setelah prototipe direvisi, siklusnya kembali ke langkah 3. Langkah 3 dan 4 diulangi terus hingga penggunaannya merasa puas.

Ketika tidak dibutuhkan iterasi lagi, prototipe yang telah disetujui ini kemudian menjadi prototipe operasional yang mmenuhi spesifikasi final untuk aplikasinya. Terkadang prototipe digunakan sebagai versi produksi dari sistemnya.

Keuntungan dan Kerugian dari Pembuatan Prototipe

Pembuatan prototipe paling bermanfaat ketika terdapat beberapa ketidakpastian tentang kebutuhan atau solusi rancangannya, dan sering digunakan untuk merancang sistem informasi antarmuka pengguna akhir (end user interface), atau bagian dari sistem yang berinteraksi dengan pengguna, seperti tampilan online dan layar masukan data, laporan, atau halaman Web. Pembuatan prototipe lebih berpeluang menghasilkan sistem yang memenuhi kebutuhan pengguna.

Jika prototipe sempurna bekerja dengan benar, pihak manajemen mungkin tidak merasa perlu melakukan pemrogaman ulang, perencanaan ulang, atau dokumentasi dan pengujian yang lengkap untuk membuat sebuah sistem produksi yang baik. Beberapa sistem yang dibuat secara terburu-buru mungkin akan mengalami kesulitan dalam mengakomodasi jumlah data yang besar atau jumlah pengguna yang banyak dalam sebuah lingkungan produksi.

4.      Rapid Application Development (RAD)

Istilah pengembangan aplikasi cepat (rapid application development- RAD) digunakan untuk menggunakan proses pembuatan sistem yang dapat dilangsungkan dalam waktu yang sangat singkat. RAD dapat mencakup penggunaan pemrogaman visual dan perangkat lainnya untuk membuat antarmuka grafis bagi pengguna, pembuatan prototipe iteratif dari elemen-elemen sistem yang terpenting, otomatisasi pembuatan kode program, dan kerjasama erat antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi.

Sistem-sistem sederhana seringkali dapat dirakit dari komponen-komponen yang sebelumnya telah dibuat. Prosesnya tidak harus sekuensial, dan bagian-bagian penting dari proses pengembangan dapat berlangsung bersamaan.

5.      Business Process Redesign (Rancang Ulang Proses Bisnis)

Penggantian proses yang ketinggalan jaman dengan yang lebih baru disebut rancang ulang proses bisnis (business process redesign) atau BPR (business process reengineering) yaitu rekayasa ulang proses bisnis. BPR mempengaruhi jasa informasi (IS) dalam dua cara, yaitu :

a.    Pertama, IS dapat menerapkan BPR untuk merancang ulang sistem berbasis computer yang tidak dapat dipertahankan lagi melalui pemeliharaan sistem biasa. Sistem seperti itu disebut sistem warisan (legacy system) karena terlalu berharga untuk dibuang tetapi memboroskan sumber daya IS

b.     Kedua, jika perusahaan menerapkan BPR untuk berbagai operasi utamanya, usaha tersebut pasti menimbulkan dampak gelombang yang mengakibatkan rancang ulang sistem berbasis computer.

IS telah menciptakan tiga teknik untuk menerapkan BPR pada CBIS. Teknik-teknik ini dikenal sebagai tiga R – rekayasa mundur, restrukturisasi dan rekayasa ulang. Komponen-komponen ini dapat diterapkan terpisah atau dalam kombinasi.

1.        Rekayasa Mundur

Rekayasa mundur berasal dari intelijen bisnis. Perusahaan-perusahaan mengikuti perkembangan terakhir produk pesaing dengan membeli contoh produk dan membongkarnya untuk melihat cara kerjanya.

Dalam hal komputer, rekayasa mundur (reverse engineering) adalah proses menganalisis suatu sistem untuk mengidentifikasi elemen-elemennya dan antar hubungannya, serta untuk menciptakan dokumentasi dalam tingkat abstraksi yang lebih tinggi dari yang sekarang ada. Rekayasa mundur diterapkan pada suatu sistem jika terdapat kebutuhan untuk menyiapkan dokumentasi baru.

Titik awal dalam merekayasa mundur suatu sistem adalah kode program, yang diubah menjadi dokumentasi program seperti diagram tindakan, seperti Bahasa Inggris terstruktur dan bagan arus program. Dokumentasi ini dapat, pada gilirannya, diubah menjadi penjelasan yang lebih abstrak seperti diagram arus data dan bagan arus sistem, Transformasi ini dapat dicapai secara manual atau oleh perangkat lunak BPR.

Karena itu, rekayasa mundur mengikuti suatu alur mundur melalui siklus hidup sistem dengan merekonstruksi rancangan dan perencanaan sistem ke usaha pengembangan aslinya.

Hasilnya adalah sistem yang terdokumentasi secara menyeluruh. Namun sistem itu masih melakukan tepat seperti yang dilakukan rancangan awalnya. Rekayasa ulang tidak mengubah fungsionalitas suatu sistem – tugas yang dilaksanakannya. Sebaliknya, tujuannya adalah lebih memahami suatu sistem sehingga dapat membuat perubahan melalui cara-cara lain, seperti restrukturisasi atau rekayasa ulang.

2.        Restrukturisasi

Restrukturisasi (restructuring) adalah transformasi suatu sistem menjadi bentuk lain tanpa mengubah fungsionalitasnya. Contoh restrukturisasi yang baik adalah transformasi suatu program yang ditulis pada tahun-tahun awal computer, ketika hanya ada sedikit standar pemrograman, menjadi program dalam format terstruktur atau modul-modul hierarkis. Setelah suatu program direstrukturisasi, program itu kembali digunakan sehingga menghasilkan pola lingkaran. Seperti halnya rekayasa mundur, restrukturisasi dapat dilakukan dalam arah mundur melalui tiap tahap dari siklus hidup sistem. Hasilnya adalah suatu sistem yang terstruktur lengkap – dari rencana ke kode

3.        Rekayasa Ulang

Rekayasa ulang (reengineering) adalah rancang ulang lengkap suatu sistem dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya. Itu bukan pendekatan “hapus habis” karena pengetahuan mengenai cara sistem yang sedang berjalan tidak diabaikan sama sekali. Pengetahuan itu dapat diperoleh dengan pertama-tama terlibat dalam rekayasa mundur. Lalu sistem baru itu dan dikembangkan secara normal. Nama rekayasa maju (forward engineering) diberikan untuk proses yang mengikuti siklus hidup sistem secara normal saat terlibat dalam BPR.

Pemilihan Komponen-komponen BPR

Komponen-komponen BPR (tiga R) dapat diterapkan secara terpisah atau dalam kombinasi, tergantung pada tingkat perubahan yang diinginkan. Paduan yang tepat tergantung pada keadaan sistem saat ini dalam hal kualitas teknis dan fungsional. Kualitas fungsional adalah suatu ukuran mengenai apa yang dilakukan sistem. Kualitas teknis sebaliknya merupakan suatu ukuran mengenai bagaimana itu dilakukan.

Jika kualitas fungsional maupun teknis buruk, proyek rekayasa maju menjadi keharusan. Keadaan begitu buruk sehingga paling baik mulai dari awal, mengikuti langkah-langkah siklus hidup sistem secara normal. Jika fungsionalitas baik tetapi kualitas teknis buruk, rekayasa mundur harus diikuti dengan restrukturisasi. Rekayasa mundur menghasilkan dokumentasi yang memungkinkan restrukturisasi. Jika fungsionalitas buruk tetapi kualitas teknik baik, rekayasa ulang diperlukan. Dalam hal ini sistem mencerminkan teknik-teknik modern, tetapi tidak melakukan pekerjaan yang tepat.

Menempatkan SLC, Prototyping dan RAD dalam Perspektif

Siklus hidup sistem, prototyping dan RAD semuanya merupakan metodologi. Tiga metodologi ini merupakan cara-cara yang dianjurkan dalam menerapkan sistem berbasis computer.

SLC merupakan penerapan dari pendekatan sistem bagi masalah penerapan sistem computer dan berisi semua elemen, dimulai dari identifikasi masalah dan diakhiri dengan penggunaan sistem.

Prototyping merupakan bentuk pendek dari pendekatan sistem yang berfokus pada definisi dan pemuasan kebutuhan pemakai. Prototyping dapat berada di dalam SLC. Kenyataannya, salama proses pengembangan satu sistem tunggal mungkin diperlukan banyak usaha prototyping.

RAD merupakan pendekatan alternatif untuk tahap rancangan dan penerapan dari SLC. Sumbangan terbesar dari RAD adalah kecepatannya menghasilkan sistem untuk digunakan, yang terutama dicapai melalui penggunaan peralatan-peralatan berbasis computer dan tim-tim proyek yang terspesialisasi.

KESIMPULAN

Siklus Hidup Sistem adalah (system life cycle) adalah metode pengembangan sistem informasi yang paling tua. Metodologi siklus hidup adalah pendekatan bertahap untuk membangun sistem, membagi pengembangan sistem menjadi tahapan-tahapan yang fomal.

Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :

1.   Tahap Perencanaan

2.   Tahap Analisis

3.   Tahap Rancangan

4.   Tahap Penerapan

5.   Tahap Penggunaan

Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer (SIBK) juga mempunyai manfaat, yaitu:

Ø  Menentukan lingkup dari proyek

Ø  Mengenali berbagai area permasalahan potensial

Ø  Mengatur urutan tugas

Ø  Memberikan dasar untuk pengendalian

Pembuatan prototipe (prototyping) meliputi pengembangan sistem uji coba yang cepat dan murah untuk dievaluasi oleh pengguna akhir.

Prototipe (prototype) adalah versi sistem informasi atau bagian dari sistem yang sudah dapat berfungsi, tetapi dimaksudkan hanya sebagai model awal saja.

Langkah-langkah Dalam Pembuatan Prototipe:

1.      Mengidentifikasikan kebutuhan dasar pengguna.

2.      Mengembangkan prototipe awal.

3.      Menggunakan prototipe

4.      Merevisi dan memperbaiki prototipe.

Rapid Application Development (RAD) digunakan untuk menggunakan proses pembuatan sistem yang dapat dilangsungkan dalam waktu yang sangat singkat.

Penggantian proses yang ketinggalan jaman dengan yang lebih baru disebut rancang ulang proses bisnis (business process redesign) atau BPR (business process reengineering) yaitu rekayasa ulang proses bisnis.

BPR mempengaruhi jasa informasi (IS) dalam dua cara, yaitu :

1.      Pertama, IS dapat menerapkan BPR untuk merancang ulang sistem berbasis computer yang tidak dapat dipertahankan lagi melalui pemeliharaan sistem biasa.

2.      Kedua, jika perusahaan menerapkan BPR untuk berbagai operasi utamanya, usaha tersebut pasti menimbulkan dampak gelombang yang mengakibatkan rancang ulang sistem berbasis computer.

IS telah menciptakan tiga teknik untuk menerapkan BPR pada CBIS. Teknik-teknik ini dikenal sebagai tiga R – rekayasa mundur, restrukturisasi dan rekayasa ulang. Komponen-komponen ini dapat diterapkan terpisah atau dalam kombinasi.

Pendekatan sistem masalah tidak terstuktur

PENDEKATAN SISTEM

Masalah tidak terstruktur         = Manager

Masalah terstruktur                 = Komputer

Masalah semi terstruktur         = Manager dan Komputer

Pemecahan Masalah

Masalah : suatu kondisi yang memiliki potensi untuk  menimbulkan kerugian atau

    keuntungan luar biasa.

Pemecahan Masalah : Tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat 

buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.

Pentingnya pemecahan masalah didasarkan pada konsekuensinya bukan jumlah waktu.

Keputusan                               : Pemilihan suatu strategi atau tindakan

Pengambilan Keputusan         : Tindakan memilih strategi yang manager yakini akan

  memberikan solusi terbaik atas masalah.

Gejala menyerupai puncak gunung Es = Manager harus mencariGejala  : kondisi yang dihasilkan oleh masalah

penyebab masalah dibalik gejala.

Suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan atau penyebab dari suatu peluang

Struktur Masalah

a.      Masalah terstruktur

Terdiri dari elemen dan hubungan-hubugan antar elemen yang dapat dipahami oleh pemecahan masalah.

b.      Masalah tak terstruktur

Terdiri dari elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.

c.       Masalah semi-terstruktur

Masalah yang berisi sebagian elemen atau hubungan antar elemen yang dimengerti oleh pemecah masalah.

Pendekatan Sistem

Pendekatan  sistim      : Serangkain langkah-langkah pemecahan masalah yang

  memastikan bahwa masalah dipahami, solusi alternatif

  dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.

System informasi berbasis komputer (CBIS) dapat digunakan sebagai sistim pendukung saat penerapan pendekatan system.

Pendekatan sistim sebagai jembatan antara masalah dengan CBIS = kerangka kerja untuk berbagai keputusan.

Tahapan dan Langkah Pendekatan Sistim

ü  Usaha Persiapan

ü  Usaha Definisi

ü  Usaha Solusi

1.         Usaha Persiapan

Mempersiapkan manager untuk memecahkan masalah = menyediakan orientasi system.

Langkah :

i)        Memandang perusahaan sebagai system

Menggunakan model sistim umum perusahaan

ii)      Mengenali system lingkungan

Menempatkan perusahaan sebagai suatu sistim dalam lingkungan

iii)    Mengidentifikasi subsistem perusahaan

Subsistem sebagai bentuk area-area fungsioanal tingkat-tingkat managemen sebagai subsistem. Arus sumber daya sebagai dasar membagi perusahaan menjadi subsistem.

2.         Usaha Definisi

Identifikasi masalah         : Suatu masalah ada atau akan ada

Pemahaman masalah        : Mempelajari untuk mencari solusi

Pemicu masalah               : Sinyal umpan balik yang menunjukkan hal-hal lebih baik   

                                           atau buruk

        Langkah :

i)        Bergerak dari tingkat sistim ke subsistem

Tiap tingkatan managemen adalah suatu subsistem

Yang dilakukan oleh seorang manager :

a. Mempelajari posisi system dihubungkan dengan lingkungan

b. Menganalisis system menurut subsistem-subsistem

ii)      Menganalisis bagian system dalam urutan tertentu

Pada saat mempelajari tiap tingkat system, elemen-elemen system deanalisis secara berurutan :

a.       Mengevaluasi standar

Karakteristik standar :

ü   Standar harus sah

ü   Standar harus realistio

ü   Standar harus dimengerti

ü   Standar harus terukur

b.         Membandingkan output system dengan standar

c.         Mengevaluasi managemen

d.        Mengevaluasi pemrosesan informasi

e.         Mengevaluasi input dan sumber daya input

f.          Mengefaluasi proses tranformasi

g.         Mengevaluasi sumber daya output

3.      Usaha solusi

i)        Mengidentifikasi solusi alternatif

Manajer harus mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.

Contoh : komputer tidak dapat menangani volume aktifitas kegiatan perusahaan, alternatifnya :

a.       Menambah komputer

b.      Mengganti komputer

c.       Mengganti dengan jaringan komputer

ii)      Mengevaluasi solusi alternatif

Mempertimbangkan kerugian dan keuntungan dari setiap alternatif. Contoh : criteria evaluasi :

a.       Biaya operasi

b.      Pelatihan pemakai

c.       Daya respon

d.      Keamanan data

e.       Kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai

ü   Memilih solusi terbaik

Mengambil satu alternatif yang terbaik

Tiga cara dalam memilih alternatif terbaik (Henry Mintzberg) :

a. Analisis

b. Penilaian

c. Tawar menawar

iii)  Menerapkan solusi terbaik

            iv)  Membuat tindak lanjut untuk mematikan bahwa solusi itu efektif. Manajer

                   harus memastikan solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

Faktor Pribadi Yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manager memiliki gaya pemecahan masalah yang unik ; gaya ini dapat mempengaruhi dalam :

1.      Merasakan masalah

Tiga kategori dasar dalam gaya merasakan masalah (problem sensing styles).

a. Penghindar masalah (problem avoider)

b. Pemecahan masalah (problem solver)

c. Pencari masalah (problem seeker)

2.      Mengumpulkan informasi

Gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia :

a. Gaya teratur (perceptive style)

b. Gaya menerima (receptive style)

3.      Menggunakan informasi

Gaya menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah

a. Gaya sistematik (systematic style)

b. Gaya intuitif (intuitive style)

METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM

A.       Pengertian

Siklus hidup system (system life cycle) adalah proses yang diikuti dalam menerapkan system atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat yang mengikuti langkah-langkah pendekatan system.

B.       Tahap Siklus Hidup Sistem

Ø  Tahap perencanaan

Ø  Tahap analisis

Ø  Tahap rancangan

Ø  Tahap pererapan

Ø  Tahap penggunaan

TAHAP PERENCANAAN

Keuntungan merencanakan proyek CBIS

q   Menentukan lingkup dari proyek

q   Mengenali berbagai area permasalahan pokok

q   Mengatur urutan tugas

q   Memberikan dasar untuk pengendalian

Tahap-Tahap Perencanaan

1.         Menyadari Masalah

Kebutuhan akan proyek CBIS yang akan diterapkan, biasanya secara langsung disadari oleh para manajer, karena mereka lebih mengetahui tentang permasalahan yang dihadapi oleh perusahaannya.

2.         Mendefinisikan Masalah

Setelah manager menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalahan tersebut. Pada tahap ini manager hanya mengidentifikasikan dimana sebenarnya letak permasalahan dan apa yang menjadi penyebabnya.

3.         Menentukan Tujuan Sistem

Manajer dan analis system mengembangkan suatu daftar tujuan system yang harus dipenuhi oleh system untuk memuaskan pemakai. Pada tahap ini hanya ditentukan secara umum.

4.         Mengidentifikasi Kendala Umum

Suatu system yang baru dalam operasinya tidak akan lepas dari kendala-kendala. Beberapa kendala biasanya ditimbulkan oleh lingkungannya atau berasal dari perusahaan itu sendiri. Kendala-kendala itu harus diidentifikasi.

5.         Membuat Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada factor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan system untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Dimensi Kelayakan

·              Teknis

·              Pengembalian Ekonomis

·              Pengembalian Non Ekonomis

·              Hukum dan Etika

·              Operasional

·              Jadual

Analisis system mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai atau karyawan penting dalam area pemakai.

6.      Mempersiapkan Usulan Penelitian Sistem

Jika suatu system yang diusulkan sudah memenuhi criteria kelayakan, maka perlu dilakukan penelitian system secara menyeluruh. Penelitian system akan memberikan dasar yang terinci bagi suatu rancangan system baru mengenai apa yang harus dilakukan oleh system itu dan bagaimana system melakukannya.

7.      Menyetujui Atau Menolak Peneletian Proyek

Manajer dan komite pengarah menimbang setuju atau tidak setuju atas proyek dan rancangan system yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu atau tidak perlu diteruskan.

8.      Menetapkan Mekanisme Pengendalian

Sebelum penelitian system dimulai, komite pengarah SIM menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan.

Catatan :

Fungsi Komite Pengarah SIM

a. Menetapkan kebijakan yang memastikan dukungan komputer untuk mencapai tujuan

    strategis perusahaan.

b. Menjadi pengadilan keuangan dengan bertindak sebagai badan yang berwenang

    memberi persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan 

    komputer.

c. Menyelesaikan pertentangan yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan

    komputer.

TAHAP ANALISIS

Analisa Sistem

Merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh system analis untuk mempelajari system yang telah ada (system berjalan) dengan tujuan untuk merancang system yang baru atau yang perlu untuk diperbaruhi.

Tahap-Tahap Analisis

1)      Mengumumkan Penelitian Sistem

Manajer menginformasikan kepada para pegawai alasan apa saja yang mendasar sehingga proyek system baru akan diterapkan dan meyakinkan kepada pegawai bahwa system yang akan diterapkan nanti akan membawa keuntungan baik kepada perusahaan atau kepada pegawai.

2)      Mengorganisasikan Tim proyek

Mengumpulkan orang-orang yang akan dilibatkan langsung dalam tim proyek untuk melakukan penelitian proyek.

3)      Mendefinisikan Kebutuhan Informasi

System analis mempelajari kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pemakai. Kegiatan yang dilakukan oleh analis meliputi :

a.         Wawancara perorangan

b.         Pengamatan (observasi)

c.         Pencarian catatan

d.        Survey

Tetapi pada kebanyakan analis untuk mengetahui kebutuhan informasi, biasanya melakukan dengan cara memberikan pertanyaan kepada pemakai untuk memperoleh jawaban secara langsung.

4)      Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem

Setelah kebutuhan informasi diketahui, langkah selanjutnya adalah menspesifikasi secara tepat apa yang harus dicapai oleh system, yaitu kinerja system

Misalkan seorang manajer pemasaran yang membutuhkan laporan biaya bulanan, mungkin akan memerlukan pada criteria kinerja sebagai berikut :

a.         Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas atau tampilan komputer.

b.         Laporan harus tersedia tidak lebih dari tiga hari setelah akhir tahun

c.         Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual.

5)      Menyiapkan Usulan Rancangan

Manajer mempersiapkan apa saja rancangan untuk mendukung criteria kinerja system.

6)      Menyetujui Atau Menolak Rancangan proyek

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberi persetujuan atau tidak.

TAHAP  RANCANGAN

Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan sistem baru, tim proyek dapat membahas rancangan sistem baru. Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.

Langkah – langkah tahap rancangannya adalah :

1. Menyiapkan Rancangan Sistem yang Terinci

Analis bekarja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat – alat. Beberapa aalat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top – down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih terinci. Pendekatan top – down ini merupakan ciri rancangan terstruktur ( structured design ), yaitu rancangan bergerak dari tingkat system ke tingkat subsistem.

2. Mengidentifikasikan Berbagai Alternatif  Konfigurasi Sistem

Sekarang analisis harus mengidentifikasikan konfigurasi – bukan merek atau model – peralatan computer yang akan memberikan hasil terbaik bagi system untuk menyelesaikan pemrosesan. Identifikasi merupakan suatu prose yang yang berurutan, dimulai dengan identifikasi bebagai kombinasi yang dapat menyelesaikan setiap tugas. Analisis menghapuskan kombinasi dari peralatan yang jelas  tidak kompatibel atau tidak dapat diterima, mengurangi alternatif hingga jumlah yang wajar.

3. Mengevaluasi Berbagai Alternatif Konfigurasi Sistem

Analis, bekerja sama erat dengan manajer, mengevaluasi berbagai alternative. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi criteria kinerja, dengan kendala – kendala yang ada. Dengan memakai system pemasukan pesanan sebagai contoh, anggaplah bahwa pilihannya adalah alternative 3.

4. Memilih Konfigurasi yang Terbaik

Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Saat manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh Komite Pengarah SIM.

Hasil dari proses rancangan ini adalah konfigurasi peralatan yang terbaik bagi system untuk mencapai tujuannya dengan kendala yang ada. Spesifikasi system ini akan menjadi dasar untuk pekerjaan yang dilaksanakan dalam tahap penerapan.

5. Menyiapkan Usulan Penerapan

Analis menyiapkan usulan penerapan  ( Implementation Proposal ) yang mengikhtisarkan tugas – tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya.

6. Menyetujui atau Menolak Penerapan Sistem

Keputusan untuk terus pada tahapan penerapan ini sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang terlibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.

TAHAP  PENERAPAN

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu system yang bekerja.

1. Merencanakan Penerapan

Karena hanya tinggal satu tahap pengembangan yang tersisa sebelum system baru digunakan, manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan system. Mereka dapat menggunakan pengetahuan ini untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.

2. Mengumumkan Penerapan

Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama seperti pada penelitian system. Tujuan pengumuman ini adalah menginformasikan pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan system baru dan meminta kerja sama pegawai.

3. Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Keras

Rancangan system disediakan bagi para pemasok berbagai peralatan komputer yang terdapat pada konfigurasi yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposal ( RFP ). Request For Proposal adalah spesifikasi yang disediakan oleh perusahaan bagi pemasok, yang isinya meminta pemasok mengajukan produk dan / atau jasa yang dapat memecahkan masalah tertentu perusahaan.      Penjelasan dari rancangan system pada bagian 3 memungkinkan pemasok untuk memilih unit – unit computer yang terbaik untuk melakukan tugas tersebut. Jadwal instalasi pada bagian 4 memberitahukan kepada pemasok kapan peralatan harus dikirim dan disiapkan untuk digunakan.

Ketika para pemasok memilih untuk bersaing untuk mendapatkan pesanan, mereka masing – masing menyiapkan usulan ( proposal ) tertulis. Ketika semua usulan telah diterima dan dianalisis, Komite pengarah SIM memilih satu pemasok atau lebih. Spesialis informasi memberikan dukungan bagi keputusan ini dengan mempelajari usulan dan membuat rekomendasi. Setelah disetujui, perusahaan melakukan pemesanan.

4. Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Lunak

Saat perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis system sebagai titik awal. Programmer dapat menyiapkan dokumentasi yang lebih terinci, seperti Bahasa Inggris terstruktur atau bagan arus program. Pengkodean dilakukan, dan program – program diuji. Hasil akhirnya adalah software library dari program aplikasi.

Jika perangkat lunak aplikasi jadi ( prewritten application software ) dibeli, pemilihan pemasok perangkat lunak dapat mengikuti prosedur yang sama seperti yang digunakan untuk memilih pemasok perangkat keras yaitu RFP dan usulan.

5. Menyiapkan Database

Pengelola database ( database administrator – DBA ) bertanggung jawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapan database. Dalam beberapa kasus, perlu dikumpulkan data – data baru, dan dalam kasus lain, data yang telah ada perlu dibentuk kembali sehingga sesuai dengan rancangan system baru. Tugas – tugas ini dilaksanakan dan data dimasukkan dalam database.

Jika perusahaan belum menggunakan system manajemen database            ( database management system – DBMS ), DBA akan berperan penting dalam memilih perangkat lunak itu.

6. Menyiapkan Fasilitas Fisik

Jika perangkat keras dari system baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan. Ruang computer yang menyimpan mainframe atau computer mini berskala besar merupakan kombinasi yang rumit dari lantai yang ditinggikan, pengendalian suhu dan kelembaban yang khusus, keamanan, peralatan pendeteksi api dan pemadam kebakaran dan sebagainya. Pembangunan fasilitas tersebut dapat menjadi tugas berat dan harus dijadwalkan sehingga sesuai dengan keseluruhan rencana proyek.

7. Mendidik Peserta dan Pemakai

Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat system bekerja. Mereka ini disebut dengan peserta, dan mereka meliputi operator pemasukan data, pegawai coding, dan pegawai administrasi lainnya. Orang – orang lain akan menggunakan output system. Semua orang – orang ini harus dididik tentang peran mereka dala system. Pendidikan harus dijadwalkan jauh setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan – bahan yang dipelajari mulai diterapkan.

8. Menyiapkan Usulan Cutover

Proses menghentikan penggunaan sistem lama memulai penggunaan system baru disebut cutover. Ketika sudah jelas bahwa seluruh pekerjaan pengembangan hampir menuju akhir, tim proyek merekomendasikan pada manajer agar dilaksanakan cutover. Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan lisan.

9. Menyetujui atau Menolak Masuk ke Sistem Baru

Manajer dan komite pengarah SIM menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui rekomendasi tersebut, manajemen menentukan tanggal cutover. Bila manajemen menolak rekomendasi itu, manajemen menentukan tindakan yang harus diambil dan tugas yang harus diselesaikan sebelumcutover akan dipertimbangkan kembali; kemudian manajemen menentukan tanggal baru.

10. Masuk ke Sistem Baru

Ada empat pendekatan dasar: percontohan, serentak, bertahap dan paralel.

1. Percontohan ( Pilot )

Percontohan adalah suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi, seperti satu kantor atau daerah tertentu.

Contohnya: Angkatan Udara mungkin mencoba suatu system persediaan baru pada satu pangkalan udara. Jika percontohan ini sukses, sistem ini akan diterapkan pada operasi selebihnya, dengan menggunakan salah satu dari tiga pendekatan cutover lainnya.

2. Serentak ( immediate )

Pendekatan yang paling sederhana adalah beralih dari sistem lama ke sistem baru pada satu hari tertentu. Namun pendekatan ini hanya layak bagi perusahaan kecil atau system kecil, karena permasalahan waktu menjadi makin besar saat operasi meningkat.

3. Bertahap ( phased )

Dalam cutover bertahap, sistem baru digunakan bagian per bagian pada suatu waktu. Misalnya perusahaan dapat melakukan cutover pada sistem pemasukan pesanan, diikuti oleh sistem persediaan dan seterusnya. Atau cutover bagi semua sistem dilakukan pada satu lokasi geografis, diikuti oleh lokasi lain dan seterusnya. Cutover bertahap lebih populer bagi sistem berskala besar.

4. Paralel ( parallel )

Cutover paralel mengharuskan system lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Pendekatan ini memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi merupakan yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan.

Cutover menandakan berakhirnya bagian pengembangan dari siklus hidup sistem. Penggunaan sistem dapat dimulai sekarang.